DATEV Unternehmen online: So funktioniert die digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

DATEV Unternehmen online ist eine Online-Plattform, über die Unternehmen ihre Belege, Bankumsätze und Auswertungen mit ihrer Steuerberatungskanzlei teilen. Sie laden Rechnungen und Quittungen per Smartphone, Browser, Scanner oder E-Mail hoch, die Kanzlei bucht daraus die Finanzbuchhaltung, und Sie sehen die Ergebnisse wieder online. Unsere Kanzlei in Hofheim am Taunus richtet Ihnen den Zugang ein und begleitet Sie bei der Umstellung.

Was ist DATEV Unternehmen online?

DATEV Unternehmen online – oft kurz „DUo“ genannt – ist eine Anwendung der DATEV eG, einer Genossenschaft der steuerberatenden Berufe. Sie verbindet Ihr Unternehmen mit der Buchhaltung, die bei uns in der Kanzlei geführt wird. Statt Pendelordner auszutauschen, liegen Belege und Buchungen an einem gemeinsamen Ort.

Die Plattform besteht aus mehreren Bereichen, die je nach Bedarf freigeschaltet werden. Die wichtigsten für kleine Unternehmen:

• Belege online: digitales Belegarchiv mit Volltextsuche, in dem alle hochgeladenen Belege liegen
• Bank online: Kontoumsätze und Zahlungsverkehr
• Auswertungen online: betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), Summen- und Saldenliste, offene Posten
• Kassenbuch online: GoBD-konforme Erfassung von Bareinnahmen und -ausgaben
• Lohn-Erfassung: Eingabe von Arbeitsstunden, Fehlzeiten und anderen Bewegungsdaten für die Lohnabrechnung

DATEV überarbeitet den Bereich Belege online derzeit schrittweise; einige Funktionen und Bezeichnungen können sich deshalb in den Jahren 2026 und 2027 ändern.

Wie kommen die Belege in das System?

Es gibt mehrere Wege, die sich auch kombinieren lassen. Welcher am besten passt, hängt davon ab, ob Ihre Belege überwiegend auf Papier oder bereits digital eingehen.

DATEV Upload mobil

Mit der kostenlosen App für iOS und Android fotografieren Sie Papierbelege direkt mit dem Smartphone. Die App erkennt die Ränder des Belegs, Sie wählen die Belegart (Eingangs- oder Ausgangsrechnung, Kasse, Sonstiges) und senden das Bild ab. Das eignet sich gut für Tankquittungen, Bewirtungsbelege oder Rechnungen, die unterwegs anfallen.

DATEV Upload online

Über eine Webseite laden Sie PDF-Dateien und Bilder per Drag-and-drop hoch, ohne etwas zu installieren. Praktisch für Rechnungen, die Sie per E-Mail als PDF erhalten oder aus Online-Kundenkonten herunterladen.

Scannen und E-Mail

Wer viele Papierbelege hat, scannt sie stapelweise mit einem Dokumentenscanner; ein Übertragungsprogramm schickt die Dateien dann automatisch an DATEV. Daneben gibt es eine persönliche Upload-Adresse, an die Sie oder Ihre Lieferanten Rechnungen per E-Mail senden können. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD werden dabei als strukturierte Daten übernommen. Seit 2025 müssen Unternehmen solche E-Rechnungen empfangen können.

Bankdaten und Belegbilderservice

Ihre Kontoumsätze kommen mit Ihrer Zustimmung automatisch von der Bank in das DATEV-Rechenzentrum. Sie müssen keine Kontoauszüge mehr einreichen, und wir sehen die Umsätze in der Regel tagesaktuell.

Wenn Sie ein Kassensystem, einen Onlineshop oder ein Rechnungsprogramm nutzen, das an den DATEV-Belegbilderservice angebunden ist, gelangen die Belege von dort direkt in Ihr Belegarchiv. Welche Programme die Schnittstelle unterstützen, veröffentlicht DATEV auf seiner Website.

Was Sie konkret jeden Monat tun

Der Aufwand für Sie ist überschaubar, wenn er zur Routine wird. Ein typischer Monat sieht so aus:

1. Laufend: Belege hochladen, sobald sie anfallen – am besten wöchentlich, damit nichts liegen bleibt.
2. Bei Bargeschäften: Kassenbuch täglich führen oder Kassenberichte hochladen.
3. Zum Monatsende: fehlende Belege zu Kontoumsätzen ergänzen. Das System zeigt an, zu welchen Umsätzen noch kein Beleg vorliegt.
4. Mit Angestellten: Stunden, Fehlzeiten und Änderungen für die Lohnabrechnung erfassen.
5. Nach der Buchung: BWA und offene Posten ansehen und Rückfragen von uns beantworten.

Die Fristen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung geben den Takt vor. Damit wir rechtzeitig buchen können, stimmen wir mit Ihnen einen festen Termin ab, bis zu dem die Belege eines Monats vollständig sein sollten.

Anmeldung über MyDATEV und DATEV SmartLogin

Der Zugang läuft über das Portal MyDATEV. Zur Anmeldung nutzen Sie die App DATEV SmartLogin auf Ihrem Smartphone: Sie scannen einen Code oder bestätigen die Anmeldung in der App und geben eine PIN ein. Damit ist die Anmeldung durch zwei Faktoren geschützt, ohne dass Sie zusätzliche Hardware brauchen.

Die Links zu MyDATEV, DATEV Upload online und zu unserem Kanzleiportal finden Sie gesammelt auf unserer Seite Mandantenportale.

Vorteile und Grenzen

Die Vorteile liegen vor allem im Alltag:

• Belege gehen nicht verloren und sind jederzeit per Suche auffindbar.
• Kein Transport von Ordnern, keine Unterbrechung, weil die Unterlagen gerade in der Kanzlei liegen.
• Sie sehen Ihre Zahlen früher und können auf Entwicklungen reagieren.
• Im Fall einer Betriebsprüfung sind Belege und Buchungen geordnet verknüpft.

Es gibt aber auch Grenzen. Die Qualität der Buchhaltung hängt davon ab, dass Belege vollständig und lesbar hochgeladen werden – unscharfe Fotos oder fehlende Seiten führen zu Rückfragen. Die Umstellung braucht in den ersten Monaten etwas Eingewöhnung. Und wer Papierbelege nach dem Scannen vernichten möchte, braucht eine Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen. Was bei Barkassen zu beachten ist, beschreibt unser Ratgeber zu Kassenführung und GoBD.

Alternativen: Sie müssen nicht alles auf DATEV umstellen

DATEV Unternehmen online ist ein Angebot, keine Voraussetzung für die Zusammenarbeit mit uns. Wir arbeiten auch auf anderen Wegen:

• kanzlei.land: Über unser Kanzleiportal tauschen Sie Nachrichten und Dokumente mit uns aus, beantworten Fragebögen zu Lohn und Einkommensteuer und greifen auf Ihr Archiv zu.
• Lexware und sevdesk: Wenn Sie Ihre Buchhaltung oder Rechnungen bereits mit Lexware oder sevdesk führen, übernehmen wir die Daten und verarbeiten sie weiter.
• Papier: Sie können Ihre Unterlagen weiterhin klassisch auf Papier einreichen.

Für die private Einkommensteuer gibt es zudem DATEV Meine Steuern, über das Sie Unterlagen digital an uns übermitteln.

So läuft die Einrichtung ab

1. Gespräch: Wir klären, welche Belege bei Ihnen anfallen, welche Programme Sie bereits nutzen und welche Bereiche Sie brauchen.
2. Freischaltung: Wir legen Ihren Bestand bei DATEV an und schalten die vereinbarten Bereiche frei.
3. Zugang: Sie installieren DATEV SmartLogin und erhalten Ihre Zugangsdaten.
4. Bankverbindung: Sie erteilen die Zustimmung, damit Ihre Kontoumsätze automatisch übermittelt werden.
5. Start: Wir gehen den ersten Monat gemeinsam durch und klären offene Fragen zum Hochladen und Zuordnen.

So unterstützen wir Sie

Wir richten DATEV Unternehmen online für Sie ein, buchen Ihre laufende Finanzbuchhaltung auf Basis der hochgeladenen Belege und erklären Ihnen die Auswertungen. Wenn ein anderer Weg besser zu Ihrem Betrieb passt, finden wir mit Ihnen eine Lösung. Einen Überblick über alle digitalen Wege gibt die Seite Digitale Zusammenarbeit. Für ein unverbindliches Erstgespräch nutzen Sie gern die Kontaktseite.