Wer im Betrieb Bargeld einnimmt, muss jede Einnahme einzeln, vollständig, richtig und zeitnah aufzeichnen (§ 146 Abs. 1 AO). Elektronische Kassen brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE), müssen dem Finanzamt über ELSTER gemeldet werden und Belege ausgeben. Fehler in der Kassenführung gehören zu den häufigsten Gründen für Hinzuschätzungen bei Betriebsprüfungen – dieser Ratgeber zeigt die Pflichten im Überblick (Stand: Oktober 2026).
Was verlangen die GoBD bei der Kasse?
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums und beschreiben, wie die Finanzverwaltung die Vorschriften der Abgabenordnung auslegt. Für die Kasse bedeutet das vor allem: Aufzeichnungen müssen vollständig, unveränderbar und nachprüfbar sein.
Bargeschäfte sind dabei besonders sensibel, weil ihnen anders als Überweisungen kein Kontoauszug gegenübersteht. Das Finanzamt kann Bareinnahmen nur über die Kassenaufzeichnungen nachvollziehen. Entsprechend genau wird hier geprüft.
Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 AO
Grundsätzlich ist jeder Geschäftsvorfall einzeln aufzuzeichnen: Datum, Betrag, Art der Ware oder Leistung und – soweit zumutbar – der Vertragspartner. Kasseneinnahmen und -ausgaben sollen täglich festgehalten werden.
Eine Ausnahme gilt für den Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung, etwa im Einzelhandel oder auf dem Wochenmarkt. Hier entfällt die Einzelaufzeichnung aus Zumutbarkeitsgründen – allerdings nur, solange kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss jeden Verkauf einzeln erfassen.
Elektronische Kassen: TSE, Meldung und Belegausgabe
Kassensicherungsverordnung und TSE (§ 146a AO)
Elektronische Aufzeichnungssysteme – also Registrierkassen, PC- und Tablet-Kassen sowie seit einigen Jahren auch Taxameter und Wegstreckenzähler – müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein. Die Einzelheiten regelt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Die TSE signiert jeden Vorgang, sodass nachträgliche Änderungen erkennbar werden. Für Kassen ohne TSE gibt es keine Übergangsregelungen mehr.
Eine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse zu verwenden, besteht derzeit nicht. Die Bundesregierung plant jedoch eine Registrierkassenpflicht für Betriebe oberhalb einer Umsatzgrenze von 100.000 €; ein Referentenentwurf des Bundesfinanzministeriums liegt vor, beschlossen ist das Gesetz noch nicht.
Mitteilungspflicht über ELSTER (§ 146a Abs. 4 AO)
Seit dem 1. Januar 2025 können elektronische Aufzeichnungssysteme über „Mein ELSTER“ gemeldet werden. Geräte, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet sein. Neu angeschaffte und außer Betrieb genommene Systeme sind innerhalb eines Monats zu melden. Die Meldung erfolgt je Betriebsstätte und umfasst alle dort eingesetzten Kassen mit Seriennummer, TSE-Angaben und Anschaffungsdatum.
Ein häufiger Fehler: Nur die neue Kasse wird gemeldet, die alte aber nicht abgemeldet. Bei jeder Änderung muss die Meldung für die Betriebsstätte vollständig sein.
Belegausgabepflicht
Wer eine elektronische Kasse nutzt, muss für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen und dem Kunden zur Verfügung stellen (§ 146a Abs. 2 AO). Das geht auf Papier oder – mit Zustimmung des Kunden – elektronisch, etwa per QR-Code. Eine Befreiung ist nur auf Antrag beim Finanzamt möglich, wenn Waren an viele nicht bekannte Personen verkauft werden, und setzt voraus, dass die Belegausgabe im Einzelfall unzumutbar ist.
Offene Ladenkasse: Kassenbericht und Kassensturzfähigkeit
Ohne elektronisches System führen viele kleine Betriebe eine offene Ladenkasse – eine Geldkassette oder Schublade. Das ist weiterhin zulässig, verlangt aber besondere Sorgfalt. Die Tageseinnahmen werden dann über einen täglichen Kassenbericht ermittelt: Kassenendbestand laut Zählprotokoll, abzüglich Anfangsbestand, zuzüglich Ausgaben und Entnahmen, abzüglich Einlagen.
Die Kasse muss jederzeit kassensturzfähig sein. Das heißt: Der Sollbestand laut Aufzeichnungen muss sich zu jedem Zeitpunkt mit dem tatsächlich gezählten Bargeld abgleichen lassen. Ein rechnerischer Minusbestand ist ein klares Zeichen für unvollständige Aufzeichnungen – ohne Geld in der Kasse kann man nichts bar bezahlen.
Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Ihre Kassenvorgänge ablaufen: welche Kasse eingesetzt wird, wer sie bedient, wie Bargeld gezählt, Belege abgelegt und Daten an die Buchhaltung übergeben werden. Auch Programmierprotokolle und Bedienungsanleitungen der Kasse gehören dazu.
Viele kleine Betriebe haben keine oder nur eine veraltete Dokumentation. Allein deshalb wird die Buchführung zwar nicht verworfen, solange die Aufzeichnungen nachvollziehbar sind. Fehlt aber die Dokumentation und gibt es zugleich weitere Mängel, wiegt das schwerer.
Aufbewahrungsfristen 2026
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Sie gilt für alle Belege, deren bisherige Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.
| Unterlage | Frist (Stand: 2026) |
|---|---|
| Buchungsbelege, z. B. Z-Bons, Kassenberichte, Rechnungen | 8 Jahre |
| Kassenbuch, Journale, Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
| Verfahrensdokumentation, Programmierprotokolle, Bedienungsanleitungen | 10 Jahre |
| Elektronische Kassendaten (Einzelaufzeichnungen, TSE-Export) | 10 Jahre |
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Buchungsbelege aus dem Jahr 2017 durften danach ab dem 1. Januar 2026 vernichtet werden, Belege aus 2018 ab dem 1. Januar 2027. Läuft eine Betriebsprüfung oder ist ein Steuerbescheid noch offen, müssen die Unterlagen länger aufbewahrt werden.
Kassen-Nachschau nach § 146b AO
Das Finanzamt kann ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten eine Kassen-Nachschau durchführen. Die Prüferin oder der Prüfer kann dabei Kassenaufzeichnungen und Belege einsehen, einen Kassensturz verlangen und sich den TSE-Export aushändigen lassen. Geprüft werden elektronische Kassen ebenso wie offene Ladenkassen.
Ergeben sich Auffälligkeiten, kann die Nachschau ohne vorherige Prüfungsanordnung in eine Außenprüfung übergehen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass auch Ihr Personal weiß, wo Kassenberichte, Verfahrensdokumentation und Zugangsdaten zur Kasse liegen.
Typische Fehler und ihre Folgen
In der Praxis zeigen sich immer wieder ähnliche Schwachstellen:
- Kassenberichte werden nicht täglich, sondern gesammelt am Monatsende geschrieben.
- Privatentnahmen und Einlagen werden nicht aufgezeichnet, sodass rechnerische Fehlbeträge entstehen.
- Die Kasse wird über Excel oder ein änderbares Kassenbuch geführt.
- Z-Bons fehlen oder sind lückenhaft, Stornos werden nicht nachvollziehbar dokumentiert.
- Die Kassenmeldung über ELSTER ist unvollständig oder nicht aktualisiert.
- Unbare Zahlungen (EC- und Kreditkarte) werden zunächst als Bareinnahme erfasst und nicht sauber wieder ausgebucht.
Ist die Kassenführung formell oder sachlich nicht ordnungsgemäß, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Typisch sind Hinzuschätzungen zum Umsatz, etwa über Vergleichswerte der Branche oder pauschale Sicherheitszuschläge. Das führt zu Nachzahlungen bei Umsatz-, Einkommen- oder Körperschaft- und Gewerbesteuer, dazu kommen Zinsen. Verstöße gegen die Pflichten aus § 146a AO können außerdem als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße geahndet werden.
So unterstützen wir Sie
Wir übernehmen die laufende Finanzbuchhaltung und prüfen dabei Ihre Kassenaufzeichnungen regelmäßig auf Lücken und Unstimmigkeiten. Über DATEV Unternehmen online können Sie ein GoBD-konformes Kassenbuch online führen, dessen Einträge direkt in Ihre Buchhaltung bei uns einfließen. Wir unterstützen Sie außerdem bei der Kassenmeldung über ELSTER und besprechen mit Ihnen, was in Ihre Verfahrensdokumentation gehört.
Was kleine Unternehmen und GmbHs darüber hinaus von uns erwarten können, lesen Sie unter Steuerberater für kleine Unternehmen. Für ein unverbindliches Erstgespräch in unserer Kanzlei in Hofheim am Taunus nutzen Sie gern die Kontaktseite.
Häufige Fragen
Ist eine offene Ladenkasse ohne Registrierkasse noch erlaubt?
Ja, nach aktuellem Recht (Stand: Oktober 2026) gibt es keine allgemeine Pflicht zur elektronischen Kasse. Wer eine offene Ladenkasse führt, muss die Tageseinnahmen aber lückenlos über tägliche Kassenberichte nachweisen und die Kasse jederzeit zählbar halten. Eine Registrierkassenpflicht für Betriebe ab einer bestimmten Umsatzgrenze ist politisch geplant, aber noch nicht beschlossen.
Muss ich jedem Kunden einen Kassenbon ausgeben?
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzt, muss für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen und dem Kunden anbieten, auf Papier oder mit dessen Zustimmung elektronisch (§ 146a Abs. 2 AO). Der Kunde muss den Beleg nicht mitnehmen. Eine Befreiung ist nur auf Antrag beim Finanzamt und nur in begründeten Ausnahmefällen möglich.
Was passiert, wenn meine TSE ausfällt?
Die Kasse darf in der Regel weiter genutzt werden, der Ausfall muss aber dokumentiert und schnellstmöglich behoben werden. Auf dem Beleg sollte der Ausfall erkennbar sein. Dauert die Störung länger, sprechen Sie mit Ihrem Kassenhändler und informieren Sie uns, damit wir die Folgen für Buchhaltung und Kassenmeldung prüfen können.
Wie lange muss ich Kassenunterlagen aufbewahren?
Buchungsbelege wie Z-Bons und Kassenberichte sind seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Das Kassenbuch als Buchführungsunterlage, die Verfahrensdokumentation und die Bedienungsanleitungen der Kasse unterliegen weiterhin der zehnjährigen Frist. Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.
Muss ich auch einen Kassenwechsel dem Finanzamt melden?
Ja. Neu angeschaffte elektronische Kassen und außer Betrieb genommene Geräte sind innerhalb eines Monats über ELSTER zu melden (§ 146a Abs. 4 AO). Die Meldung erfolgt je Betriebsstätte und umfasst alle dort eingesetzten Systeme.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zum genannten Stand und ersetzt keine individuelle Beratung. Steuerliche Regelungen ändern sich häufig – sprechen Sie uns an, bevor Sie Entscheidungen treffen.