E-Rechnung: Was ab 2027 für Ihr Unternehmen gilt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen. Ausgenommen sind unter anderem Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.

Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes. Wie die Regeln anzuwenden sind, hat das Bundesfinanzministerium in zwei Schreiben erläutert: vom 15. Oktober 2024 und ergänzend vom 15. Oktober 2025 (Stand: Oktober 2026).

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Der Rechnungsinhalt liegt dabei als maschinenlesbarer Datensatz vor, meist als XML-Datei.

Eine PDF-Datei, eine eingescannte Papierrechnung oder ein Foto sind keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail verschickt werden. Das Gesetz nennt solche Rechnungen „sonstige Rechnungen“. Sie sind nur noch während der Übergangszeit zulässig.

E-Rechnung für kleine Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 25.000 €

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen – weder jetzt noch nach Ablauf der Übergangsfristen (§ 34a UStDV). Kleinunternehmer ist seit 2025, wer im Vorjahr nicht mehr als 25.000 € und im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 € Gesamtumsatz erzielt (Stand: 2026).

Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen dauerhaft auf Papier oder – mit Zustimmung des Empfängers – als PDF verschicken. Die Zustimmung braucht keine besondere Form; es genügt, dass der Kunde PDF-Rechnungen widerspruchslos annimmt. Freiwillig dürfen Kleinunternehmer jederzeit E-Rechnungen ausstellen, dafür brauchen sie keine Zustimmung.

Empfangen müssen aber auch Kleinunternehmer E-Rechnungen können, und zwar seit dem 1. Januar 2025. Das hat das Bundesfinanzministerium im Schreiben vom 15. Oktober 2025 ausdrücklich klargestellt. Dafür genügt ein vorhandenes E-Mail-Postfach; eine eigene Adresse nur für Rechnungen ist nicht vorgeschrieben.

Die Ausnahme hängt an der Kleinunternehmerregelung, nicht allein am Umsatz. Sie entfällt,

• wenn Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet haben – daran sind Sie fünf Jahre gebunden –, oder
• sobald Ihr Umsatz im laufenden Jahr 100.000 € übersteigt.

Dann gelten die Regeln des folgenden Abschnitts.

E-Rechnung für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 25.000 €

Wer nicht unter die Kleinunternehmerregelung fällt, muss Rechnungen an andere inländische Unternehmer grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen. Für den Umstieg gelten Übergangsfristen (§ 27 Abs. 38 UStG), die von der Umsatzhöhe abhängen. Die Grenze von 800.000 € trennt dabei zwei Gruppen: Größere Unternehmen müssen ab 2027 umstellen, alle übrigen spätestens ab 2028.

Welche Fristen gelten?

Zeitraum	Empfang	Ausstellung im inländischen B2B-Geschäft
seit 1.1.2025	Pflicht für alle Unternehmen	Papier weiter zulässig, PDF und andere Formate mit Zustimmung des Empfängers
ab 1.1.2027	Pflicht für alle Unternehmen	E-Rechnung Pflicht bei Gesamtumsatz über 800.000 € im Vorjahr; darunter gilt die Übergangsregel weiter
ab 1.1.2028	Pflicht für alle Unternehmen	E-Rechnung Pflicht für alle, Ausnahmen siehe unten

Für die Grenze von 800.000 € zählt der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr. Für die Pflicht ab 2027 kommt es also auf den Umsatz 2026 an – ein Blick auf die eigenen Zahlen lohnt sich bereits jetzt. Rechnungen im EDI-Verfahren können mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 weiter genutzt werden. Danach sind sie nur zulässig, wenn sich die Rechnungsangaben normgerecht nach EN 16931 auslesen lassen.

Eine Verschiebung der Fristen ist derzeit nicht beschlossen (Stand: Oktober 2026).

Wer gilt als Unternehmer?

Die Pflichten rund um die E-Rechnung knüpfen an die Unternehmereigenschaft im Umsatzsteuerrecht an. Unternehmer ist nach § 2 Abs. 1 UStG, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch ohne Gewinnabsicht. Rechtsform, Gewerbeanmeldung und die Frage, ob die Tätigkeit haupt- oder nebenberuflich ausgeübt wird, spielen keine Rolle.

Unternehmer sind deshalb nicht nur Betriebe und Freiberufler, sondern zum Beispiel auch:

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG – sie berechnen keine Umsatzsteuer, bleiben aber Unternehmer,
• Vermieter, auch wenn sie nur eine einzelne Wohnung vermieten,
• Betreiber einer Photovoltaikanlage, die Strom gegen Vergütung einspeisen – auch wenn die Anlage einkommensteuerlich steuerfrei ist (mehr im Ratgeber Photovoltaik und Steuern),
• Nebenberufler, etwa Angestellte, die nebenbei als Dozentin, Fotograf oder Online-Händler tätig sind.

Sie alle müssen E-Rechnungen empfangen können. Lässt ein Vermieter etwa die Heizung in seiner vermieteten Wohnung reparieren, darf der Handwerksbetrieb ihm eine E-Rechnung schicken. Das gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung ausdrücklich auch für Unternehmer, die ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen.

Anders bei der Ausstellung: Für Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Dazu gehören die Vermietung von Wohnraum (§ 4 Nr. 12 UStG), Heilbehandlungen (§ 4 Nr. 14 UStG) und viele Bildungsleistungen. Wer hier freiwillig eine Rechnung schreibt, darf eine E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers verwenden. Wer dagegen Gewerberäume vermietet und nach § 9 UStG zur Umsatzsteuer optiert hat, unterliegt den allgemeinen Regeln.

Für welche Rechnungen gilt die Pflicht?

Die Pflicht betrifft Rechnungen über Lieferungen und sonstige Leistungen zwischen Unternehmern, die beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatkunden und an Kunden im Ausland sind nicht erfasst.

Ausgenommen sind:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel viele Heilbehandlungen und die Vermietung von Wohnraum
• Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV)

Enthält eine Rechnung sowohl steuerpflichtige als auch nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Leistungen, ist insgesamt eine E-Rechnung erforderlich. Und: Die Ausnahmen betreffen nur die Ausstellung, nicht den Empfang.

Gutschriften, Anzahlungen und Dauerleistungen

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nicht nur für klassische Ausgangsrechnungen. Auch Gutschriften, mit denen der Leistungsempfänger abrechnet, sowie Anzahlungs- und Schlussrechnungen sind betroffen. Wer zum Beispiel als Handelsvertreter per Gutschrift abgerechnet wird, sollte mit seinem Auftraggeber klären, in welchem Format diese künftig ankommt.

Bei Dauerleistungen wie der Vermietung gewerblicher Räume gilt bisher oft der Vertrag zusammen mit den Zahlungsbelegen als Rechnung. Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt es im Grundsatz, für den ersten Leistungszeitraum einmalig eine E-Rechnung auszustellen, die den Vertrag als Anlage enthält. Verträge, die zulässigerweise als sonstige Rechnung erteilt wurden, müssen nicht zusätzlich durch eine E-Rechnung ersetzt werden, solange sich die Rechnungsangaben wie Entgelt oder Steuersatz nicht ändern (Abschnitt 14.1 Abs. 19 UStAE in der Fassung vom 15.10.2025).

Welche Formate sind zulässig?

In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: ein reines XML-Format, das auch für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet wird. Ohne passende Software ist es für Menschen nicht lesbar.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein hybrides Format, bei dem eine XML-Datei in ein PDF eingebettet ist. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht.

Bei hybriden Formaten ist der XML-Teil maßgeblich. Weichen die Angaben im PDF davon ab, gilt der strukturierte Datensatz. Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG müssen deshalb im XML-Teil enthalten sein.

Was gilt beim Empfang?

Für den Empfang genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung ein E-Mail-Postfach. Ein Unternehmen kann eine E-Rechnung grundsätzlich nicht ablehnen. Sie können dem Absender aber mitteilen, welche Adresse und welches Format Sie bevorzugen.

In der Praxis reicht das Postfach allein nicht. Sie brauchen ein Programm, das die XML-Datei lesbar darstellt, die Pflichtangaben prüft und die Rechnung an die Buchhaltung weitergibt. Prüfen Sie eingehende Rechnungen genauso sorgfältig wie bisher, denn der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus.

Archivierung und GoBD

E-Rechnungen sind elektronisch aufzubewahren. Ein Ausdruck auf Papier genügt nicht. Mindestens der strukturierte Teil muss unverändert und in seinem Originalformat erhalten bleiben und für die Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar sein.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit 2025 in der Regel acht Jahre (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO, Stand: 2026). Für Ihr Archiv gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD). Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Rechnungen eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden.

Was passiert bei fehlerhaften E-Rechnungen?

Das Bundesfinanzministerium unterscheidet Formatfehler und inhaltliche Fehler. Bei einem Formatfehler liegt keine E-Rechnung vor. Sobald die Ausstellungspflicht gilt, ist eine solche Rechnung nicht ordnungsgemäß, was den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden kann. Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Steuersatz, werden durch eine berichtigte Rechnung korrigiert – ebenfalls als E-Rechnung.

Praktische Schritte bis 2027

1. Umsatz 2026 prüfen: Liegen Sie über 800.000 €, gilt die Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2027.
2. Rechnungsprogramm prüfen: Kann es XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 erzeugen? Wenn nicht, rechtzeitig ein Update oder ein anderes Programm einplanen.
3. Empfangsweg festlegen: eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen einrichten und sie Lieferanten mitteilen.
4. Prüf- und Freigabeprozess anpassen: Wer sieht die Rechnung, wer gibt sie frei, wie gelangt sie in die Buchhaltung?
5. Archiv klären: Wo wird die XML-Datei unveränderbar gespeichert?
6. Kundenstammdaten ergänzen: Für Behörden ist zusätzlich die Leitweg-ID erforderlich.

Wer seine Belege bereits digital mit der Kanzlei austauscht, kann E-Rechnungen in denselben Weg einbinden. Wie das funktioniert, beschreiben wir unter digitale Zusammenarbeit.

Für Kleinunternehmer gelten eigene Regeln bei der Rechnungsstellung. Diese erklären wir im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

So unterstützen wir Sie

Wir prüfen mit Ihnen, ab wann die Ausstellungspflicht für Ihr Unternehmen gilt, und stimmen Rechnungseingang, Buchhaltung und Archivierung aufeinander ab. Im Rahmen der Finanzbuchhaltung verarbeiten wir eingehende und ausgehende E-Rechnungen und weisen auf formale Mängel hin. Für ein unverbindliches Erstgespräch erreichen Sie uns über die Kontaktseite.